(personeels)planner/
werkvoorbereider
de Doelen is al meer dan een halve eeuw concertgebouw, poppodium, festivalhart, congresgebouw en feestlocatie. Midden in het centrum van Rotterdam, op een steenworp afstand van centraal station, het Oude Westen en de Lijnbaan staat concert- en congresgebouw de Doelen, één van de meest iconische gebouwen van de stad. Met 2.200 zitplaatsen in de Grote zaal is de Doelen één van de grootste concertzalen in Nederland en ontvangen wij jaarlijks 330.000 bezoekers.
Hier vinden de meest bijzondere concerten, events, bijeenkomsten en congressen plaats. Een multicultureel, multifunctioneel, cultuurhuis en creatieve studio of huiskamer waar muziek en maatschappij samenkomen.
De Doelen is een levendig, vernieuwend, internationaal podium voor muziek, cultuur en ontmoeting waarin talent zich ontwikkelt en bijdraagt aan de verbondenheid van Rotterdam. We willen lokaal geworteld zijn, met internationale allure. Voor alle bezoekers in een open en toegankelijk gebouw waar altijd wat te doen is. Voor de afdeling hospitality, team planning, inkoop en advies, zijn wij op zoek naar een:
(personeels)planner/ werkvoorbereider
Over de afdeling
De afdeling hospitality telt ongeveer 35 medewerkers en een flexibele schil van meer dan 100 medewerkers. Deze afdeling is expert op het gebied van gastvrijheid, kwaliteit en veiligheid m.b.t. alles activiteiten in de Doelen. Onze medewerkers hebben iedere dag als doel de verwachtingen van onze gasten te overtreffen, zowel front of house (in contact met ons publiek) als backstage (in contact met onze opdrachtgevers en artiesten). De afdeling kent 4 verschillende teams: planning, inkoop en advies, dutymanagement, front of house en services.
Over het team/ functie
Je komt te werken in het team planning, inkoop en advies.
Dit team draagt de verantwoordelijkheid voor:
- inkoop, voorraadbeheer, advies op hospitality in den brede
- afdelingsadministratie en beheer kassasysteem
- centraal aanspreekpunt binnen het eventproces
- planning resources
- werkvoorbereiding
De planner/ werkvoorbereider draagt zorg voor een aquadate bezetting van (personele) middelen om bij openstelling van het gebouw en tijdens evenementen de kwaliteit, gastvrijheid en veiligheid te garanderen.
Functie-inhoud:
De taken en verantwoordelijkheden van planner/werkvoorbereider zijn:
- maakt personeelsplanningen (roosters) voor medewerkers binnen het afgestemde budget;
- draagt zorg voor het inplannen en bestellen van middelen en diensten (bijvoorbeeld: inhuren van inrichting, mastiek etc.);
- signaleert knelpunten, adviseert stemt af en lost knelpunten op wanneer planning afwijkt van het afgestemde budget;
- voert tussentijdse wijzigingen door in het rooster;
- overlegt met betrokkenen bijtijds over de planning;
- informeert naar behoeften en adviseert over planningen;
- is aanspreekpunt richting outsourcingspartijen en bureaus voor gespecialiseerd inhuurpersoneel en materiaal;
- verzorgt diverse administratieve werkzaamheden zoals o.a. verlofaanvragen, houdt vakantie-uren bij en het inplannen van opleidingen;
- bereidt de briefings voor vanuit de draaiboeken;
- controleert de gewerkte uren en draagt zorg voor de afhandeling van facturen m.b.t. inhuur personeel en het ingekochte materiaal.
Kennis en ervaring:
- Minimaal MBO+ werk- en denkniveau
- Kennis en ervaring met het maken van efficiënte personeelsplanningen, bij voorkeur met grootschalige publieks- of zakelijke evenementen
- Kennis en ervaring met personeelsplanningssystemen
- Kennis en ervaring met Microsoft Office;
- Aantoonbare relevante personeelsplanning ervaring.
Jij herkent jezelf op z'n minst in de volgende 5 kerncompetenties:
- flexibiliteit
- samenwerking
- zelfontwikkeling
- gastgerichteid
- initiatief
Kerncompetenties behorend bij de functie:
- Commercieel denkvermogen
- Analytisch
- Prestatiemotivatie
- Cijfermatig inzicht
- Accuratesse
Wij bieden
Een afwisselende baan voor 36 uur in de week. Daarnaast werk je in een inspirerende werkomgeving bij een van de drukst bezochte muziekpodia van Nederland. Salariëring geschiedt conform de CAO voor de Nederlandse Podia, schaal 6.
Solliciteer nu!
Wil jij deel uitmaken van ons team en jouw passie voor hospitality inzetten om van elk evenement een succes te maken? Solliciteer dan nu!
Stuur je motivatie en CV naar vacature@dedoelen.nl en overtuig ons van jouw passie en vaardigheden. Je mag ook altijd even bellen of appen met Sophie Zurhaar (HR adviseur) via 06 266 27 999.Wij kijken uit naar je reactie!
De Doelen streeft ernaar een inclusieve organisatie te zijn, een afspiegeling van de stad Rotterdam en hoopt daarom op reacties vanuit verschillende achtergronden, genders en leeftijdscategorieën.